こんにちは ＴＯＭです。
今回は、製造業で仕事するにあたり、段取りの仕方、主にToDoリストの活用について記事にしていきます。
製造業以外でもルーティンワークが多い人は参考になると思いますので、最後までお読み下さい。
毎日遅くまで残っている割に、全然仕事が進んでいない！なんて事ありませんか？
結構私の周りにはそんな人が多くいます。「一日何もしていないのにもう定時になっちゃった」なんて言いながら、残業する人を見ていると段取りが悪いなと感じます。
一日の始まりに今日のやる事を確認しないまま、なんとなく仕事に入っていくので、いまいち何から手を付けていいか分からず、無駄に時間を過ごしてます。
それは、目的地を決めずになんとなく歩き出すようなものです。気分転換の散歩ならそれでもいいでしょうが、お金を頂いて働く以上、最低限の責務は果たす必要があります。
ToDoリストは1日のやるべきことをリスト化し「仕事の見える化」をするためのものです。
Todoリストを活用することで
・１日のスケジュールが見える化され、予定を立てやすくなります。
・何から手を付ける必要があるのか明確になります。
・漏れのない仕事を行うことができます。
給料泥棒と言われない為にも一日のやる事をToDoリストでやる事を明確にしましょう。
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ToDoリスト（やることリスト）の作り方
Todoリストの作り方には、紙に書く方法と、アプリを使う方法の２種類があります。
それぞれのメリットは
〇紙に書くメリット
・書くことで記憶に定着しやすい
・自由度が高い
〇アプリのメリット
・リマインダー機能で通知を設定できる
・複数のメンバー間での情報の共有、進捗管理がスムーズにできる
があります。どちらを選択するかは、好みによりますが、紙は個人でのTodoリスト、アプリはチームでのTodoリストに向いています。
ちなみに、私は紙に書く派です。
理由は工場の事務仕事だと口頭でもやり取りや電話対応が多くなり、いちいちアプリを起動して入力するのが手間だからです。
紙にメモして後でアプリに入力するでもいいですが、二度手間なのでTodoリスト兼メモ用紙として紙媒体を使っております。
Todoリストの作り方の基本は以下の３点です。
①やるべき作業内容を書き出す。
②やる順番と優先順位を決める。
③完了したら、チェックや横線で消す。
私は始業開始直後の２０～３０分はこのToDoリスト作成の時間に当ててます。
１－１．やるべき作業内容を書き出す
箇条書きでいいので、やる事を全て書き出して下さい。
その際、「書類作成⇒課長に判子をもらう」といった付帯業務も残らず書いて下さい。
課長に判子をもらう事を意識しないと、会議で不在の時間帯は避けようとか午後から出張で不在だとかまで確認するようになるので、判子待ちで業務が止まるリスクを低減できます。
作業量の大きい仕事は細分化して書いて下さい。
例えば、発表用資料を作る仕事があったとして「資料を作る」だけをタスクとして書いてしまうと、範囲が膨大過ぎて、結局何から手を付けていいか分からなくなります。
「元データを集める⇒開発部にデータをもらう」と言った具体的な所まで落とし込むクセを付けて下さい。
タスクを細分化することで、やることが明確になるだけでなく、タスクを完了できたと言う達成感が得られやすくなりモチベーションにつながります。
最後に後からタスクを追加できるように、数行空白を作って下さい。
１－２．やる順番と優先順位を決める
やる事を箇条書きしたら、次に各タスクのやる順番を決めましょう。
この順番決めは結構重要です。
私は急ぎではないけど、他人が絡む業務を先に行うようにしています。
上記の判子が良い例ですが、判子を待っている間業務が止まる事もありますし、何よりToDoリストからタスクを削除できないのがストレスに感じるようになります！
また、逆に他人を待たせてしまうのも焦りに繋がりミスの原因になりますので、余裕のある内に他人が絡む仕事は片付けるようにしています。
やる順番が決まったら、優先順位を決めましょう。
ただし優先順位は最大でも３つまでにして下さい。私は１つに絞るようにしてます。
優先順位の基準は当日中に絶対に終わらせる必要がある業務です。
色を付けるなり〇で囲むなりして目立つようにして下さい。
順番を決めて仕事にとりかかっても、急な仕事が増えたり、時間が掛かったりして全てのタスクを処理できない事も多々あります。
その際、全てを終わらせるのではなく、この最重要だと決めた仕事だけは終わらせるようにしています。
１－３．完了したら、チェックや横線で消す
タスクが完了したら、気持ちよく消して下さい。
ただ、書いていた事が見えなくなるくらいまで消してしまうと後から見返した時に分からなくなってしまうので、レ点チェックや二重線で消すくらいがちょうどいいですね。
私は始業開始直後の２０～３０分はこのToDoリスト作成の時間に当ててます。
多少時間を使ってでも最初にやる事を明確にしておくとスムーズに仕事に入って行けます。
ToDoリスト（やることリスト）の注意点
仕事をする上で便利なToDoリストですが、２点注意点があります。
１点目は時間配分の見積が甘くなってしまいがちです。タスクのやる順番を決める際に、時間を意識して順番を決めますが、電話対応や同僚から話しかけられたりで、気づいたら時間が経っていたというケースがかなり起きます。ToDoリストでやる事を明確にする際は、時間配分まで意識して余裕をもったリストにしましょう。
２点目は、ToDoリストから消せないタスクがあるとストレスになります。
時間配分のミスや他人待ち等でどうしても完了できないタスクが出てきます。これがストレスとなりモチベーションが下がることがあります。
これらを防ぐために、タスク完了までにかかった時間を計測しておき時間配分の精度を上げ、完了できないタスクが発生した場合のプランもToDoリストに書いておくことで焦ることなく業務に取り組めります。
まとめ
製造業の工場勤務において、ToDoリストは有効な手段だと分かったと思います。
ToDoリスト自体はさまざまな物があり、自分にとって管理しやすい方法を探してみて下さい。
自分流にアレンジする事で便利さや楽しさが見えてくると思います。
ToDoリストを
・やるべき作業内容を書き出す。
・やる順番と優先順位を決める。
・完了したら、チェックや横線で消す。
の順序で行うことで効率よい仕事に繋がります。
私からのアドバイスもできますので、お気軽にご連絡下さい。
